Tham dự phiên họp có sự hiện diện của TT.Thích Thanh Quyết, Phó Chủ tịch HĐTS, Phó Viện trưởng Thường trực HVPGVN tại Hà Nội; TT.Thích Thanh Ân, Phó Viện trưởng HVPGVN; TT.Thích Thanh Điện, Phó TTK kiêm Chánh VP I  T.Ư GHPGVN, Trưởng BTC Hội trại; TT.Thích Chân Quang, Phó Trưởng ban Kinh tế Tài chính T.Ư, Phó ban Thường trực BTC Hội trại, cùng với TT.Thích Thanh Toàn, ĐĐ.Thích Trí Thuần (Học viện Phật giáo Việt Nam) và các Phó BTC Hội trại như: ĐĐ.Thích Nghiêm Giám, Sư cô Thích nữ Tường Phổ, Cư sĩ Xuân Loan. Ngoài ra, còn có các Ủy viên Ban Tổ Chức như: ĐĐ.Thích Khải Bảo, ĐĐ.Thích Khải Tạng, ĐĐ.Thích Khải Trí, ĐĐ.Thích Khải Đạo, cư sĩ Hải Quân, cư sĩ Trí Bảo, cư sĩ Trí Nguyện. 

Sau khi niệm Phật cầu gia vị, TT.Thích Chân Quang trình thay mặt BTC trình bày kế hoạch chi tiết chương trình Hội trại và đã nhận được những ý kiến ủng hộ, cũng như ý kiến đóng góp quý báu từ các vị Chư tôn đức lãnh đạo đối với những diễn biến hoạt động của chương trình Hội trại. 

Để Hội trại diễn ra được thuận lợi, hợp lý và mang lại lợi ích thật sự, sau phần trình bày của TT.Thích Chân Quang, TT.Thích Thanh Điện kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các tiểu ban nhắc nhở việc đưa đón khách sao cho chu đáo, lưu ý danh sách khách mời phát sinh, nhắc nhở tất cả không được phép vào khu vực cấm (khu quân sự), lưu ý sắp xếp bố trí nhà vệ sinh, nhà tắm phục vụ tốt cho trại sinh.

TT.Thích Thanh Ân, nhắc nhở BTC chú ý vấn đề an toàn cho trại sinh khi tham gia vượt địa hình trước khi ra quân nên tổ chức nghi thức cầu Phật gia hộ cho toàn thể các em. ĐĐ.Thích Trí Thuần nhắc nhở vấn đề an toàn thực phẩm cảnh báo khu vực rừng phòng hộ dễ cháy, để bảo đảm an ninh an toàn cho trại sinh nên kết hợp công an thôn, xã để được hỗ trợ nên bổ sung nghi thức cầu quốc thái dân an vào đêm 16/10/2015. 

TT.Thích Thanh Quyết đề nghị nên viết văn bản cụ thể hơn vấn đề triển khai kế hoạch tổ chức, nhắc nhở chung các tiểu ban phải có sự chuẩn bị chu đáo, làm tốt nhiệm vụ được giao, không để xảy ra sự cố gì làm mất ý nghĩa của Hội trại. Thượng tọa tán thành ý kiến tổ chức nghi thức cầu quốc thái dân an.

TT.Thích Chân Quang báo cáo vào thời điểm này đã chốt lại danh sách trại sinh tham gia Hội trại với số lượng trên 2000 em, trong đó số lượng thanh niên miền Nam và miền Trung là 500 em, số còn lại là thanh niên miền Bắc. Đặc biệt có 600 em là Đoàn viên thanh niên đến từ Hội Liên jiệp Thanh niên Việt Nam. Ngoài ra, BTC còn mở rộng đăng ký cho một số em người dân tộc tham gia Hội trại.

Thượng tọa cũng kiến nghị đến TT.Thích Thanh Quyết, xin được thỉnh tăng, ni sinh tại Học viện tham gia vào trong tổ quản lý trại sinh và cũng là tổ kiểm tra địa lý của ngày thứ 2 trong ngày vượt địa hình. Đây là dịp tăng ni trẻ sẽ trực tiếp quản lý các em, để các em thấy được hình ảnh người tu, công lao, tinh thần, kiến thức người tu, để khi trở về, lòng các em hừng hực tình yêu đạo tha thiết, quyết tâm xây dựng cuộc đời mà cống hiến sức trẻ cho các hoạt động hữu ích cộng đồng. Đồng thời, tăng ni cũng có cơ hội trải nghiệm hiểu được tâm tư tình cảm nhu cầu của giới trẻ để khi về địa phương có thể vững vàng tổ chức Chúng thanh niên phật tử cho Giáo hội tỉnh nhà. Thượng tọa đã đồng ý với kiến nghị trên và dự kiến sẽ tổ chức tập huấn cho tăng, ni sinh tại Học viện vào ngày 14/10/2015.

Sau hơn hai giờ làm việc, những vấn đề căn bản của Hội trại đã được chấn chỉnh, thống nhất, thông qua trên tinh thần hoà hợp và đoàn kết. Hy vọng sẽ mở ra một kỳ Hội trại thật ý nghĩa, thật bổ ích cho thanh niên phật tử tham dự.

Tuệ Đăng